Inköpschefens svåra uppgift

Numera har företagsledningen ständigt fullt upp med att hantera inköpsfrågor, vilket har lett till att man fått upp ögonen för Inköpschefens svåra arbete. Uppmärksamheten har även ökat pressen på personalen att skapa bra inköpsrutiner samt att presentera fördelar för hela organisationen.

I en ny artikelserie i IBX elektroniska nyhetsbrev kommer vi att berätta om de fem viktigaste punkterna på Inköpschefens dagordning. Allmänna utmaningar som gäller för både direkt och indirekt material samt för tjänster.

Det första ämnet vi vill diskutera är hur man kan utnyttja de resurser som finns på inköpsavdelningen till att skapa fördelar för företaget samt hur Inköpschefen kan ta vara på de här resurserna och skaffa ledningens tillstånd att omstrukturera inköpsorganisationen

Inköpsorganisationens potential

Pontus Björnsson, Country Manager, IBX Sweden

Enligt oss finns det stora resurser inom inköpsorganisationerna. Resurserna kan dock vara svåra att se och om möjligheterna inte framstår tydligt blir det ännu svårare att utnyttja och förbättra dem.

Förmågan att se och utnyttja möjligheter har varit det som skilt de bästa i klassen från de som inte varit lika bra på att utveckla inköpsorganisationen. I de allra flesta fall har dock inköpspersonalen haft svårt att övervinna hindren på vägen och komma igång med omstruktureringen av inköpsorganisationen. Det beror bland annat på följande:

• inköpspersonal har sällan erfarenhet av att skaffa de mandat, ekonomiska medel och resurser som krävs för att genomföra en större omstrukturering 
• inköpspersonal har sällan erfarenhet av att lägga fram investeringsförslag för ledningen – inom försäljning och marknadsföring är detta däremot mycket vanligt 
• inköpspersonal har sällan erfarenhet av att marknadsföra och sälja sig själva. Jämför med försäljningschefer, som ser investeringar i marknadsföring och varumärke som helt nödvändiga åtgärder
• inköpspersonalen behöver en ny infallsvinkel och måste tillåta sig att tävla med andra starka organisationer inom företaget 
• inköpspersonalen måste våga mer, skapa en plan, presentera ett affärsförslag, ansöka om pengar och ta steget fullt ut!

Eftersom vi vill stötta inköpspersonal i deras arbete har vi tagit fram en standardiserad metod för att analysera den aktuella situationen och skapa en omstruktureringsplan. Vi har valt att kalla den IBX Value Assessment.

IBX Value Assessment

Utifrån våra erfarenheter från många stora europeiska företag har vi utvecklat en metod som IBX kallar Value Assessment. Metoden går ut på att ge en klar bild av det värde och de resurser som företaget kan frigöra genom att utveckla eller omstrukturera inköpsorganisationen.

Den aktuella situationen analyseras utifrån fem aspekter. Överensstämmer strategin med de övergripande målen? Använder företaget de bästa metoderna för upphandling, inköp och betalning? Finns det en sund balans mellan centralisering och decentralisering? Använder man sig av teknik för att förankra processerna i organisationen samt för att automatisera de processer som kan automatiseras? Har man vidtagit åtgärder för att uppnå de uppsatta målen?

IBX Value Assessment omfattar dessutom en djupdykning i organisationens "spend" (utgiftsdata). Det innebär att organisationer kan avgöra vilka resurser som kan förbättras inom områdena upphandling, inköp och betalning.

Resultatet är en omstruktureringsplan och ett affärsförslag. Detta ger en mycket klar bild av de resurser som finns inom inköpsorganisationen, och sedan är det bara att gå vidare till nästa nivå. Materialet används till att skaffa tillstånd att garantera att inköpsavdelningen uppnår resultat som motsvarar de resurser som finns.

När du väl har fått tillstånd väntar nya utmaningar. I en artikelserie kommer vi att vidare informera om dessa utmaningar och ge tips på hur du kan uppnå önskat resultat. Nästa ämne: Så hanterar du upphandlingsprocessen inom hela företaget.

Pontus Björnsson, Country Manager Sweden