Sähköisten kauppapalveluiden käyttö muuttaa hankintayksikön perinteistä toimintatapaa: sen sijaan että yksikkö vastaa julkisista hankinnoista ja niihin liittyvästä ilmoittamisesta ja tarjouspyynnöistä, työtehtävät voidaan järjestää johdonmukaisemmin.
NTNU(The Norwegian University of Science and Technology) tekee 30 % kaikista hankinnoista sähköisen ehandel.no-hankintaportaalin kautta.
NTNU osallistui syksyllä 2001 pilottihankkeeseen, jossa kehitettiin julkisten hankintojen sähköistä ehandel.no- hankintaportaalia.
-Uskoimme, että sähköinen hankintaportaali toisi meille suuria etuja sekä nykyisten puitesopimusten parantuneena noudattamisena että säästöissä hankinnan kokonaiskustannuksissa aina tilauksesta maksamisvaiheeseen, kertoo NTNU:n MA-osaston hankintapäällikkö Olav Holden.
-Aloitimme kahden toimittajan kanssa. Toinen oli VWR, joka latasi omat tuoteluettelonsa hankintaportaaliin. Pilottihanke onnistui niin hyvin, että keväällä 2002 NTNU päätti sijoittaa ehandel.no-hankintaportaaliin. Hakupalveluksi valitsimme IBX:n hakukoneen, jonka ansiosta meidän ei enää tarvitse ladata toimittajien tuoteluetteloita omiin hankintajärjestelmiimme. Nyt voimme tehdä tilauksen myös vapaana tekstihakuna, mikä yksinkertaistaa huomattavasti erilaisten tilausten rekisteröimistä järjestelmän kautta.
-Vuoden 2005 aikana otimme käyttöön järjestelmän, jolla seulotaan ja vahvistetaan kaikki tulevat laskut. Tämä järjestelmä on integroitu hankintajärjestelmään, joten tiettyyn tilaukseen tai lähetysluetteloon liittyvät laskut voidaan käsitellä automaattisesti ilman erillistä hyväksymistä. Tämä tehostaa koko prosessia, ja samalla laskujen seuranta on nopeutunut ja virheitä tapahtuu aikaisempaa vähemmän.
-Vuonna 2005 noin 30 % kaikista käyttötavaroista eli noin 160 miljoonaa Norjan kruunua hankittiin ehandel.no-hankintaportaalin kautta. Järjestelmä yhdistää automaattisesti 60–70 % laskuista tilauksiin.
-Tämän seurauksena puitesopimuksia noudatetaan tarkemmin, hankintoja voidaan seurata paremmin, suullisten tilausten aiheuttamista virheistä johtuvia palautuksia on vähemmän ja koko prosessi toimii tehokkaammin. Seuraavaksi suunnitelmissa on siirtyä kokonaan sähköiseen laskutukseen, mikä johtaa lisäsäästöihin niin toimittajien kuin ostajienkin kohdalla
Toimittajien myönteisiä kokemuksia sähköisestä ehandel.no-hankintaportaalista
- Asiakkaamme NTNU kysyi vuonna 2001, voisimmeko harkita liittymistä ehandel.no-hankintaportaaliin, VWR Internationalin verkkokaupasta ja markkinoinnista vastaava Per-Ola Bratt kertoo.
- Meillä oli jo käytössämme hyvä www-ratkaisu ja epäilimme hankintaportaalin kannattavuutta. Pilottivaihe onnistui kuitenkin niin hyvin, että ilmoitimme osallistuvamme toimittajina ehandel.no-hankintaportaaliin vuonna 2002.
-Saimme kuulla käyttäjiltä, että tuotteiden löytäminen ehandel.no-hankintaportaalissa oli hankalaa ja että aikaisempaa www-ratkaisuamme vwr.com oli huomattavasti helpompi käyttää. Halusimmekin siksi selvittää, miten voisimme yhdistää www-sivustomme toiminnot ja NTNU:n käyttämän ehandel.no-hankintaportaalin hankintaohjelman.
-Päätimme kokeilla IBX:n toimintoa, jonka avulla käyttäjät voivat kirjautua ehandel.no-hankintaportaaliin ja siirtyä kirjautumisen jälkeen VWR:n omille www-sivuille. Käyttäjien ei siis tarvitse kirjautua kuin kerran saadakseen NTNU:n sopimustuotteet ja -hinnat käyttöönsä. Tuotteet haetaan ja lisätään ostoskoriin tavalliseen tapaan. Suurin ero entiseen verrattuna on, että asiakkaan tekemää tilausta ei lähetetä toimittajalle vaan käyttäjän hankintaohjelmaan.
-Nykyisin miltei kaikki NTNU:n tilaukset tehdään ehandel.no-hankintaportaalin kautta ja järjestelmä toimii juuri toivotulla tavalla. Yhä useammat julkiset asiakkaamme tekevät hankintansa ehandel.no-hankintaportaalin kautta.
-VWR:n aikoo seuraavaksi yhdistää tilaukset omaan tilausjärjestelmään (SAPR3), joka lähettää sähköiset laskut NTNU:lle. Arvioimme, että tämä uudistus toteutuu jo lähikuukausina. Näiden uudistusten myötä molemmat osapuolet ovat onnistuneet tekemään suuria säästöjä.
