MAKE BUY – riktig strategi for elektronisk innkjøp?

Spørsmålet om å lage eller kjøpe representerer et grunnleggende dilemma som mange bedrifter står overfor. De blir tvunget til å gå gjennom eksisterende prosesser, teknologi, produksjon og tjenester på nytt for å fokusere på strategiske oppgaver, og på grunn av global konkurranse er spørsmålet enda viktigere. Og som om ikke det var nok, har bedriftene begrensede ressurser og har kanskje ikke råd til å holde alle oppgavene internt.

Dette har resultert i en økende bevissthet om hvor viktig beslutningen om å lage eller kjøpe er, noe som er dilemmaet organisasjoner står overfor når de skal avgjøre om de skal beholde teknologi/prosesser internt eller om de skal kjøpe dem fra en ekstern leverandør. Evnen til å foreta slike beslutninger på en strukturert og rasjonell måte, forbedrer sannsynligvis de samlede resultatene til et selskap. 

Når det gjelder elektronisk innkjøp (eProcurement), gir svaret på spørsmålet om å lage eller kjøpe nesten seg selv – det er bare spørsmål om i hvilken grad det skal settes ut til andre.

Det er bare noen få selskaper som har lykkes i å gjøre alt internt, fra installering og vedlikehold av applikasjonen, endringshåndtering, implementering og leverandørvedlikehold av elektroniske kataloger, og det er trolig enda færre selskaper som vil kunne si at de totale eierkostnadene (TOC) ville ha blitt høyere hvis de hadde satt ut én eller flere deler av det elektroniske innkjøpsinitiativet til en partner eller tjenesteleverandør.

Hovedområdene som bør analyseres for å avgjøre muligheten for å sette ut eller å lage eller kjøpe, kan deles inn i fire grupper:

• leverandøraktivering
• innholdsforbedring
• innkjøpsprosesser
• integrasjon

Det er en klar trend i markedet at leverandøraktivering, innholdsforbedring og katalogvertsbehandling settes ut – ettersom de fleste selskaper ikke har dette som sine hovedaktiviteter. Den virkelige kampen begynner først når det blir snakk om innkjøpsbehandling og behovet for tett back-end-integrasjon. Følgende parametere bør vurderes for hver og en av dem:

• totale eierkostnader
• behov for applikasjonsfunksjonalitet og forretningsprosesser
• implementeringsevne

Totale eierkostnader

Siden elektronisk innkjøp fremdeles er nytt for de fleste bedrifter, er det ofte vanskelig å vurdere kostnadene ved implementering og vedlikehold av en komplett løsning, siden det ikke finnes noen historiske data, referansepunkter eller kunnskap i bedriften. Innsatsen ved leverandøraktivering og kataloghåndtering undervurderes svært ofte, men vil føre til høye kostnader siden masse data, kombinert med interne og eksterne parter, er involvert i denne prosessen.

Behov for applikasjonsfunksjonalitet og forretningsprosesser

Nivået på basisfunksjonene i de fleste applikasjonene for elektronisk innkjøp er god, for eksempel arbeidsflyt og støtte for forretningsdokumenter, men det er støtten for forskjellige avropsmetoder som er den hoveddifferensiatoren bedriftene bør se etter. Avropsfunksjonen eller evnen til å støtte kjøp av ulike produkter via systemet vil få stor betydning for avkastningen på investert kapital i prosjektet, ettersom bare 30-50 prosent av de adresserbare utgiftene kan oppnås via en standard elektronisk katalog som finnes i de fleste applikasjonene for elektronisk innkjøp. Det vil si at systemene ikke bare bør støtte kontorrekvisita, men også tjenester, konsulentarbeid, markedsføring, trykking og andre produkter som ikke kan håndteres via en standard e-katalog. Disse produktene krever støtte for elektroniske skjemaer, pakking av produkter, fritekstbestilling, elektroniske forespørsler (RfQ) osv. Bruken av disse avropsmetodene vil ikke bare gjøre det mulig å spore flere utgifter via systemet, men også føre til økt systemsamsvar og begrense impulsinnkjøp til et minimum, noe som er hovedfaktorene for kostnadsbesparing.

Implementeringsevne

Finnes det tilgjengelige ressurser og kunnskap i organisasjonen, eller er det behov for eksterne ressurser? Implementering av en løsning for elektronisk innkjøp er vanligvis en helt ny opplevelse i de fleste bedrifter. Derfor vil ekstern hjelp spare mye tid og penger i implementeringsfasen, men evnen til å gjennomføre implementeringen er like viktig, og den feilvurderes ofte, noe som fører til at mislykkede implementeringer strekker seg utover pilotfasen. Mangelen på leverandørkataloger og støtte for ulike avropsbehov reduserer systembruken, og hastigheten på implementeringen vil forsinke avkastningen på investert kapital ettersom en stor del av de samlede prosjektkostnadene allerede er brukt i pilotfasen.

Nedenfor finner du en oversikt over fordelene og ulempene med å lage eller kjøpe: