Forsyning av komplekse kategorier
 

Når det gjelder elektronisk avtaleinngåelse, er et av de vanligste spørsmålene fra kundene om elektronisk avtaleinngåelse kan støtte forsyning av komplekse kategorier. Svaret er svært overraskende – forsyning av komplekse kategorier kan faktisk forenkles med elektronisk avtaleinngåelse.

Christer Hallqvist, co-founder and senior sourcing consultant, IBX Source

Hvor godt støtter elektronisk avtaleinngåelse forsyning av komplekse kategorier? Vi må definere hva kompleks er for å kunne utdype dette. Vi snakker bunn og grunn om to typer kompleksitet: om det er et makro- eller mikroperspektiv som er brukt i kategorien.

Makro- eller mikroperspektiv

Makroperspektivet er relatert til kjennetegnene for leverandørmarkedet for en bestemt kategori eller forsyningsgruppe. Alle som har gjort en øvelse om forsyningsgruppeposisjonering ved hjelp av Kraljic-matrisen, vet at et kompleks forsyningsmarked dreier seg om høyre side av matrisen (strategiske varer og flaskehalsvarer).

Mikroperspektivet er mer relatert til kategori- eller forsyningsgruppekjennetegnene enn selve forsyningsmarkedet. Når du ser på kompleksitet på dette nivået, vil du bli overrasket over at nesten alle kategoriene har utviklet en temmelig stor grad av kompleksitet. Det sier seg selv, men det er svært uvanlig at dagens forsyningsengasjement generelt sett bare er definert til å være noen få varer som gjelder en bestemt plassering som bare inneholder et enkelt priselement. Det er mange årsaker til at dette er innlysende, og du finner eksempler på noen av de viktigste faktorene nedenfor:

• Bransjespesialisering: Det er mange bedrifter som har en tendens til å klatre på verdikjeden ved å konsentrere kunnskapen på en mer begrenset del av verdikjeden for å kunne være konkurransedyktig. Dette fører utvilsomt til en enda større avhengighet av forsyningsbasen. De fleste av dagens bedrifter har innkjøpskostnader som overstiger 50 prosent eller mer av de samlede utgiftene. Dette kan kalles en leverandørrelasjonskompleksitet.
• Produktspesialisering: Som en konsekvens av bransjespesialiseringen, tilbyr leverandører også sine sluttprodukter mer på systemnivå i stedet for bare på enkeltprodukter. I mange tilfeller er disse også pakket sammen med en kombinasjon av produkter og tjenester. Dette kan kalles en pakke- eller innkjøpsnivåkompleksitet.    
• Internasjonal drift / flere driftsområder: De fleste bedrifter driver forretning på flere områder. For store, solide selskaper er internasjonale operasjoner en naturlig struktur som krever en forsyningsetterspørsel som distribueres til alle områdene. For å kunne finne et selskaps kjøpekraft må du gå løs på denne kompleksiteten med for eksempel volumaggregering og samarbeid på tvers av grensene. Dette kan kalles en informasjons- og samarbeidskompleksitet. 
• Konkurrerende bud: Når det gjelder kategorier som har en forsyningsstrategi som er konkurrerende bud (skal være flertallet), er den viktigste og avgjørende faktoren for å opprette et faktisk konkurrerende miljø, å ha en omfattende liste over forsyningskandidater. På den måten blir sannsynligheten for å få riktig markedspris betydelig bedre. Den typiske uavhengige anbudsprosessen er imidlertid manuell og tidkrevende og har tydelige begrensninger når det gjelder databehandling (gjøres ofte bare i Excel) der den typiske trakt-tilnærmingen brukes til å redusere databehandlingskompleksiteten. En stor bivirkning er at strategien om konkurrerende bud gradvis konverteres til en mindre konkurrerende strategi. Dette kan kalles en databehandlingskompleksitet. 
• Analyse/evaluering: For å kunne forstå de viktige kostnadsdriverne for en bestemt kategori, må leverandørene fremheve de ulike kostnadselementene. Det kan knyttes til andre leveringsbetingelser (f.eks. DDU, DDP osv.), kostnadsinndeling av produktprissetting, lagvis prissetting, volumrabatter fra forretningsleverandører, netto, nåværende verdiberegninger for kapitalutgifter, TCO-modeller, geografisk innflytelse osv. Det er ikke vanskelig å fortsette å legge til mer i denne listen, men poenget er at bare med dem som er nevnt ovenfor, vil det nesten være umulig å foreta en korrekt evaluering og analyse ved hjelp av Excel som eneste analyseverktøy. Dette kan kalles en analysekompleksitet.   

Tilbake til det opprinnelige spørsmålet om hvordan elektronisk avtaleinngåelse kan støtte forsyning av komplekse kategorier?

Når det gjelder makroperspektivet, oppretter ikke elektronisk avtaleinngåelse automatisk et mindre kompleks leverandørmarked som bare begrenser seg til noen få mulige leverandører. Det er imidlertid viktig å fremheve noen spørsmål som kan være interessante og tas med i betraktningen:

• Kjøper vi dette produktet / denne tjenesten på et riktig innkjøpsnivå? Bør vi foreta undersøkelser for å forsyne dette produktet på lag 2 (komponentnivå) i stedet for som nå på lag 1 (systemnivå)? Hvis dette er et mulig alternativ, kan forsyningskjedekompleksiteten i noen tilfeller reduseres betraktelig.
• Når lanseres neste generasjon av produktet vårt? Det er viktig å vektlegge den lille muligheten til å forsyne et viktig produkt når det fremdeles finnes fleksibilitet fra et forsyningsperspektiv. Mange produksjonsmaterialer krever at du må ta i bruk avansert forsyning mange år før den faktiske lanseringsdatoen, for å innfri prosedyrer for intern testing og godkjenning. Dette er vanlig praksis i bilbransjen.
• Begrenser våre nåværende spesifikasjoner på noen måte konkurransemarkedet? Dette kan relateres til leverandørers åndsverksrettigheter, patenten som brukes, materiale i produktet osv. Hvis de gjør det – hva om vi bruker en annen teknologi i stedet?     

Når det gjelder mikroperspektivet, som også konsentrerer seg om en konkurransedyktig budtilnærming, passer elektronisk avtaleinngåelse svært godt. Det finnes imidlertid noen funksjoner som ikke deles mellom alle tilgjengelige leverandører for elektronisk avtaleinngåelse på markedet, noe som er svært viktig når det gjelder å redusere de kompleksitetsdimensjonene som beskrives ovenfor. Vær ekstra oppmerksom på følgende funksjoner:

§         Muligheter for å opprette felt for fleksible bud (innkjøper definerer – leverandør svarer). Det er viktig å kunne gjengi nøyaktig alle budfeltene som er blitt brukt (eller som du vil bruke), for en bestemt kategori. Det bør definitivt være mer enn bare et budfelt av valutatypen. Det kan relateres til en ledetid (heltalls- eller desimaltype), ja/nei-spørsmål for å skille originalprodukter fra tilbud om erstatningsprodukter, tekstbudfelt for en leverandørs varereferansenummer osv.

§         Beregning av samlede kostnader. De mer avanserte applikasjonene for elektronisk avtaleinngåelse har formelfunksjoner på samme måte som MS Excel (med operatorer og logiske og matematiske funksjoner) for budfeltene. På denne måten kan du foreta de samme beregningene av de samlede kostnadene som før.

§         Introduksjon av optimeringsfunksjoner for beslutningsstøtte har vært et modellskifte for innkjøpere som gjør det mulig for dem å utføre analyser noen timer, i stedet for dager eller til og med uker, i forveien. Du kan også ta med kriterier som ikke har med prissetting å gjøre, leveringsrestriksjoner, prisscenarioer som inneholder hva om-analyser når du bruker flere restriksjoner, f.eks. antall, delte priser, antall leverandører, leverandørspesifikke kostnader (f.eks. engangsgebyr for verktøy, kostnader i forbindelse med bytte av leverandør, antall leverandører, ekstra kommersielle fremstøt, f.eks. lagvis prissetting, pakkebud, volumrabatter fra forretningsleverandører osv. Som et resultat av dette leveres det et optimalisert resultat, og kompromisset med enkelte restriksjoner vil enkelt kunne hentes, og det danner grunnlaget for en faktabasert pris.   

§         Ett av grunnprinsippene for å oppnå bedre resultater med elektronisk avtaleinngåelse er muligheten til å håndtere et stort antall leverandører gjennom hele forsyningsprosessen. Det er faktisk like vanskelig eller like enkelt å håndtere én eller 50 leverandører samtidig. Alle dataene samles i samme format, og til og med en uavhengig analyse i f.eks. Excel kan enkelt eksporteres fra applikasjonen, i tillegg til de avanserte, elektroniske optimeringsfunksjonene.     

Elektronisk avtaleinngåelse er kort oppsummert svært godt egnet til å støtte forsyning av komplekse kategorier, og mulighetene vil til og med bli flere når det er snakk om et stort antall varer, leverandører, budfelt eller restriksjoner. Det er ikke uvanlig å se hendelser med flere tusen spesifiserte varer, 30-50 deltakende leverandører, 5-15 ulike budfelt og 10-20 restriksjoner som kan behandles samtidig. Det er definitivt blitt en ny tidsalder for innkjøpere.