OSTAAKO VAI TEHDÄ ITSE- Mikä on oikea strategia?

Kannattaako ostaa vai tehdä itse? Tämä on perimmäinen kysymys monelle yritykselle. Tämä kysymys on vieläkin tärkeämpi, jos yrityksellä on kansainvälisiä kilpailijoita ja sen on arvioitava vanhat prosessit, tekniikat, valmistusmenetelmät ja palvelut uudelleen, jotta se voisi ”virittää” strategiansa ajan ja ympäristön tarpeita vastaavaksi. Ongelman haastavuutta lisää se, että yritysten resurssit ovat rajalliset eikä yrityksillä välttämättä ole varaa tehdä kaikkea sisäisesti.

Tämä pätee myös hankintatoimintaan. Yritykset ovat huomanneet, miten tärkeää on päättää siitä, pidetäänkö tekniikat ja prosessit yrityksen sisällä vai ostetaanko ne ulkopuoliselta toimittajalta. Vain harvat yritykset pystyvät huolehtimaan itse kaikista prosesseihin tarvittavista toiminnoista sekä teknologiasta, kuten sovellusten asennuksesta ja ylläpidosta, muutosten hallinnasta, käyttöönotosta sekä sisällön sähköistämisestä. Useimmat yritykset voisivat alentaa kokonaiskustannuksia, jos hankintaprosessien sähköistämisessä käytettäisiin apuna kumppania tai palveluntarjoajaa.

Kaupankäynnin sähköistämisessä ostajilla ja toimittajilla on tavoitteena yhteistyön tehostaminen ja sen myötä saavutettavat prosessisäästöt. Tämän lisäksi ostajat tavoittelevat kustannussäästöjä hankintahinnoissa ja toimittajat vastaavasti myynnin kasvua tämän mahdollistamiseksi. Ostoprosessit virtaviivaistuvat, kun vanhanaikaiset tilaus- ja vahvistuspuhelut sekä faksit ja tietojen jatkuva syöttäminen järjestelmiin jäävät pois automatisoinnin ja toiminnan sähköistämisen myötä. Manuaalisen työn vähentyessä myös virheiden määrä laskee.

Ostajaorganisaatioissa myös esimerkiksi toimittajien lukumäärän vähentäminen laskee hankintakustannuksia merkittävästi. Jokaisen toimittajan ylläpitäminen järjestelmässä maksaa huolimatta siitä kuinka suuri tai pieni heidän tuotevalikoimansa on. Jos toimittajalla on tarjottavanaan kattava tuotevalikoima, voi ostaja vähentää toimittajien lukumäärää tuntuvasti ja saavuttaa huomattavat säästöt. Näin myös toimittajalle ohjautuu enemmän volyymiä ja se pystyy alentamaan hintojaan. Tarkoituksena on myös säästää loppukäyttäjien aikaa ja tukea heitä. Käyttäjät löytävät kaikkien toimittajien tuotteet yhdestä paikasta ja ovat varmoja, että heillä on lupa ostaa näitä tuotteita, sillä kaikilla järjestelmässä olevilla toimittajilla on myös voimassa olevat sopimukset.

Mitä on huomioitava sähköisen ostojärjestelmän käyttöönotossa?
Jotta voisimme päättää mitä pystymme sähköistämään itse ja mihin tarvitsemme mahdollisesti ulkoisia palvelun tarjoajia, on meidän perehdyttävä yrityskohtaisesti hankinnan seuraaviin osa-alueisiin:

•  liiketoimintaprosessien tarpeet
•  organisaatio valmius ja käyttöönoton soveltuvuus
•  kokonaiskustannukset

Liiketoimintaprosessien tarpeet
Jotta ostaminen sähköisellä järjestelmällä tukisi erilaisten liiketoimintaprosessien hankintatarpeita, on sen pystyttävä tukemaan luonteeltaan erilaisten tuotteiden ja palveluiden ostamista. Tavoitteena on saada prosessien tueksi järjestelmä, jonka avulla yrityksen henkilöstö voi suorittaa mahdollisimman suuren osan hankinnoista saman kanavan kautta. Tämä on erittäin tärkeää loppukäyttäjän kannalta, joka saattaa hylätä järjestelmän jo alkuvaiheessa, ellei pysty tilaamaan tarvitsemaansa tuotetta tai palvelua.

Järjestelmän avulla pitäisi voida hankkia toimistotarvikkeiden lisäksi palvelut, konsultointi, markkinointi, painatus ja muut sellaiset hyödykkeet, joita kaikki järjestelmät eivät pysty käsittelemään. Tällaiset hankinnat edellyttävät, että järjestelmä tarjoaa vaihtoehtoisia tilausmenetelmiä kuten sähköisiä tuoteluetteloita, avoimia lomakkeita, tuotteiden niputtamista, vapaa teksti eli nk. freetext-tilausta, hankinta-aloitteita ja liittymiä muihin järjestelmiin.

Useimpien ostojärjestelmien perustoiminnot, kuten työnkulku, liiketoiminta-asiakirjojen tuki sekä tuotteiden hakumenetelmät edistävät yrityksen hankintasääntöjen noudattamista ja auttavat ohjaamaan ostot sopimustoimittajille. Esimerkiksi tilauksille asetettavat hyväksymistyönkulut rajoineen sekä ostotilausnumerot ovat konkreettisia toimenpiteitä hankintasääntöjen jalkauttamisessa.

Koko projektin tuotto riippuu hyvin pitkälti juuri siitä, kuinka hyvin järjestelmä tukee erilaisten hyödykkeiden ostamista ja kuinka hyvin ostovolyymi saadaan ohjattua järjestelmään.
Mikäli tilausvolyymejä ei saada siirrettyä sähköiseen prosessiin, eivät tarjolla olevat säästötkään realisoidu.

Organisaatiovalmius ja käyttöönoton soveltuvuus
Käyttöönottovaihe ja sen soveltuvuus yrityskulttuuriin on varmasti kriittisin vaihe hankinnan sähköistämisessä. Sähköistämisen myötä toimintatapojen on muututtava; on luotava edellytykset muutokselle sekä muutoksen hallinnalle. Tilaajat haluavat tarpeeksi sisältöä järjestelmään jotta voivat mutkattomasti tilata tarvitsemansa tuotteet ja palvelut. Toimittajat taas tahtovat tilauksia ollakseen tyytyväisiä. Jos näistä ryhmistä kumpikaan ei innostu sähköisestä prosessista, on tehty turhaa työtä sähköistämisen hyväksi. Siksi kannattaa panostaa käyttöönotto vaiheeseen ja suunnitella huolella kuinka sekä tilaajat, että toimittajat ottaisivat järjestelmän omakseen.
 
On mietittävä onko organisaatiolla riittävät resurssit ja tiedot, vai tarvitaanko ulkoisia resursseja? Useimmat organisaatiot eivät ole aiemmin käyttäneet laajasti sähköisiä työkaluja osana hankintatoiminnan prosesseja. Sen vuoksi ulkoinen apu säästää paljon aikaa ja rahaa toteutusvaiheessa. Käyttöönottovaiheen laiminlyöminen johtaa usein siihen, että toteutus hylätään kokeiluvaiheen aikana. Toimintatapojen muutoksen haaste on asiakaskokemusten mukaan suurin yksittäinen tekijä hankintaprosessien sähköistämisessä, joten sisällön, työkalujen, koulutuksen ja tuen osalta ei kannata tehdä kompromissiratkaisuja. Väärässä kohtaa säästäminen ei todistetusti kannata.

Kokonaiskustannukset
Hankintaprosessien sähköistäminen on uusi asia useimmille organisaatioille. Sen vuoksi esimerkiksi sähköisen ostoratkaisun toteuttamisen ja ylläpitämisen kustannuksia on vaikea arvioida, sillä organisaatiolla ei ole asiaan liittyvää kokemusta, vertailukohtia perinteisen prosessin kustannuksista tai tarvittavia tietoja. Toimittajien aktivoinnin ja luettelon käsittelyn vaatimaa työtä aliarvioidaan usein, mutta se aiheuttaa suuret kustannukset, sillä prosessiin liittyy suuri määrä tiedon käsittelyä sekä sisäisiä ja ulkoisia osapuolia.

Avainalueet, jotka sähköisen ostoratkaisun toteutuksessa on hyvä selvittää, voidaan jakaa neljään ryhmään:
•  toimittajien aktivointi
•  sisällön kehitys ja ylläpito
•  hankintaprosessit
•  integrointi.

Toimittajien aktivointi sisältää mm. seuraavat vaiheet:

• toimittajatapaamiset joissa selvitetään yhteiset prosessit
• sisällön tuottaminen (esim. sähköinen luettelo)
• sisällön tekninen validointi sekä tarkastaminen
• mahdollisten toimialakohtaisten tuotekoodien ristiintaulukointi
• sisällön (esim. sähköinen luettelo) lataus hakukoneeseen
• erilaisten sovellusten koulutus
• sisällön ylläpito

Sisällön kehitys
Sähköistä tuoteluetteloa täytyy kehittää siinä määrin kuin mitä tahansa markkinointi kanavaa. Tilaajalle on tarjottava riittävästi informaatiota esim. tarkka tuotekuvaus sekä tuotteen kuva jotta tämä voisi tehdä lopullisen ostopäätöksen helposti. Sähköiseen luetteloon voidaan myös ladata halutessa tuotekohtaisia tietoja, kuten esimerkiksi: laatusertifikaatteja, käyttö- sekä asennusohjeita, kotisivujen linkkejä, ympäristöohjeita jne. Systemaattinen laadun tarkkailu ja parantaminen luovat edellytykset käytön lisäämiselle.

Hankintaprosessit
Sähköiseen ostamiseen siirtymisessä kannattaa myös miettiä nykyisten hankintaprosessien toimivuutta sekä kannattavuutta. On turha siirtää sähköiseen muotoon sellaista mikä ei ole toiminut perinteiselläkään menetelmällä. On hyvä pohtia mikä on oleellista asetettaessa vaatimuksia järjestelmälle. Tämä pätee sekä palveluna ostetuissa että tee-se-itse ratkaisuissa.

Taustaprosessien integrointi
Sähköistämisen yhteydessä nähdään myös usein järkeväksi integroida mahdolliset yrityksen muut taustajärjestelmät tulevaan ostojärjestelmään. Nämä ovat kuitenkin raskaita sähköistyksen malleja jotka tarvitsevat tuhtia IT-asiantuntijuutta sekä työntekijöiden sitoutumista hankintaprosessien vaatimaan lähes reaaliaikaiseen tukeen.

Toimittajien aktivoinnissa, sisällön kehityksessä ja ylläpidossa käytetään eniten palvelun tarjoajia ja kumppaneita. Tämä on selkeä markkinoiden trendi, sillä nämä osa-alueet eivät kuulu useimpien yritysten ydintoimintoihin. Hankintojen käsittely ja taustaprosessien integrointi ovat sitä vastoin monitahoisempia asioita.

Omien ja ostettujen järjestelmien hyödyt ja haitat: