Muuttuvatko liiketoimintasuhteet tekniikan myötä?
Björn Axelsson, hankinnan sekä strategian professori
Hankintatoiminnassa vallitsee nykyään kaksi toisilleen vastakkaista stereotyyppistä lähestymistapaa: suhdekeskeinen ja tapahtumakeskeinen hankintamalli.
Suhdekeskeisessä hankintamallissa osapuolet sitoutuvat liiketoimintasuhteeseensa pitkällä aikavälillä ja pyrkivät hyötymään aidoista yhteistyömenetelmistä. Voimia ja resursseja yhdistämällä osapuolet pyrkivät alentamaan kustannuksia ja kasvattamaan lisäarvon muodostumista. Onnistuminen edellyttää muutamia tärkeitä seikkoja. Osapuolten kykyjen ja ominaisuuksien on täydennettävä toisiaan, ja toiminnan on pohjauduttava aitoon keskinäiseen luottamukseen. Lisäksi kummankin on oltava kiinnostunut kustannusten jakoa ja lisäarvon muodostamista koskevien käytäntöjen kehittämisestä.
Tapahtumakeskeinen hankintamalli on monilta osin vastakkainen. Sen mukaan tavoitellaan lyhyen aikavälin etuja kilpailuttamalla markkinoita ja toimimalla opportunistisesti. Näin toimimalla ostaja lisää mahdollisuuksiaan saada markkinoilta tarkoin määrittelemänsä tuote tai palvelu halvimpaan hintaan. Suunnilleen samanlaisten tuotteiden tarjoajien välisen kilpailun ansiosta se on mahdollista. Markkinoilla on oltava kilpailevia toimittajia sekä tarkoin määriteltyjä ja vertailukelpoisia tuotteita ja tarjontaa, alhaiset liiketoimintakustannukset – ja yleensäkin läpinäkyvät prosessit.
Toimintaympäristö määrittää, mikä hankintamalli valitaan. Näin ollen valittavan strategian tulisikin vaihdella hyödykkeen mukaan. On syytä korostaa, että kun hankintamalli on valittu, sen on oltava johdonmukainen ja kestettävä ainakin tietyn ajanjakson tai kauden yli. Lyhyen aikavälin vaihdokset yhdestä mallista toiseen vain luovat sekavuutta ja murentavat luottamusta.
Nämä kaksi stereotyyppistä hankintamallia eivät kuitenkaan ole ainoita vaihtoehtoja. Esiin on tullut myös pyrkimyksiä yhdistää palasia molemmista hankintamalleista, jolloin ostaja voisi esimerkiksi valita kolme toimittajaa ja muuttaa ajoittain kullekin osoitettavan liiketoiminnan ja volyymin määriä. Tällöin hyödytään yhteistyöstä (rajoitettu määrä toimittajia, suurempi sitoutuminen) sekä kilpailuista (ostomäärien vaihteleva jakautuminen). Muitakin muunnelmia on, kuten erityiset yhteisyritykset, joiden toiminta päättyy tietyn ajan kuluttua.
On esitetty, että informaatio- ja viestintä teknologiasta on hyötyä valitusta strategiasta riippumatta. Sähköistäminen helpottaa tiedonsiirtoa osapuolten välillä ja aikaa säästyy tehokkaampien prosessien ansiosta. Teknologian myötä suhdekeskeisen hankintamallin valintaa tukee parantunut kyky muodostaa ja hyödyntää tietoa liiketoimintaverkoston tai toimitusketjun useiden toimijoiden välillä. Tällöin muun muassa koordinointi helpottuu ja toiminnot nopeutuvat.
Tapahtumakeskeisessä hankintamallissa teknologian avulla hyödynnetään laajempaa ulottuvuutta (yhteys useampiin maailmanlaajuisiin toimijoihin) ja suurempaa läpinäkyvyyttä, kun pystytään sähköisesti vertailemaan eri markkinoiden tarjontaa reaaliajassa.
Tuleeko informaatio- ja viestintäteknologia kuitenkin muuttamaan näiden kahden mallin välistä tasapainoa ja yleistyvätkö tietyt välimuotomallit?
Merkittävä vai vähäinen muutos?
Monien osto- ja hankintasovelluksien yleistyessä voidaan pohtia, muuttuuko myös kahden hankintamallin välinen tasapaino. Yritysten oppiessa hyödyntämään käänteistä huutokauppaa heidän maksamansa hinnat alenevat merkittävästi ja he pystyvät myös tunnistamaan uusia hyödyke- ja palveluryhmiä, joihin menetelmä soveltuu.
Jotta ostoprosessi voidaan sähköistää, markkinoille tarjottavien tuotteiden on oltava tarkoin määriteltyjä, sillä muutoin niitä ei voi verrata keskenään. Tämä tulee todennäköisesti lisäämään tapahtumakeskeistä hankintaa. Käänteisen huutokaupan tarjoamat kilpailuttamismahdollisuudet ja siitä saadut positiiviset vaikutukset enteilevät voimakkaasti muutosta tapahtumakeskeiseen malliin.
Tasapainon muuttuessa informaatio- ja viestintäteknologiat jättävät tilaa yhä harvemmille (mutta todennäköisesti strategisesti erittäin tärkeille) suhdekeskeiseen hankintamalliin perustuville hankintatoiminnoille. Tämä vaikuttaa järkevältä ja loogiselta, mutta onko asia kuitenkaan niin yksioikoinen? Voidaanko päätellä, että tapahtumakeskeinen hankintamalli yksinkertaisesti kasvattaa markkinaosuuttaan suhdekeskeisen mallin kustannuksella? Siirrymmekö väistämättä kohti lisääntyvän opportunismin kulttuuria, jossa luottamus yritysyhteisöön vähenee?
Molempi parempi
Vaikuttaa siltä, että tieto- ja viestintätekniikkojen käytön lisääntyessä yleistyy yksi jo jonkin aikaa käytössä ollut välimuotomalli. Kyseessä ovat hyvin kilpailuperusteiset, esimerkiksi sähköistä huutokauppaa hyödyntävät pitkän aikavälin kaupat, joihin vaikuttavat tehokkuuskriteerit, kuten prosessien kehittäminen ja kustannusten alentaminen. Kaupan osapuolet tekevät yhteistyötä sopimuskauden ajan saavuttaakseen neuvotteluprosessin aikana sovitut tavoitteet.
Menetelmä eroaa radikaalisti aiemmista työskentelytavoista. Voiko kilpailukeskeisen ja opportunistisen toimintatavan todella muuntaa neuvotteluvaiheen jälkeen aidoksi yhteistoimintamalliksi parin vuoden ajaksi? Ja sen jälkeen vaihtaa taas toimintatapaa? Voisiko tällainen toimia todella käytännössä ja mitä se vaatii?
Erillisen hinnoittelun aika
Jos edellinen analyysi todella kuvaa nykyistä kehitystä, odotettavissa lienee useita uusia toimintamalleja. Toimittajat sopeutuvat muutokseen ja alkavat tavoitella monia muita lisäarvoja, joita nykypäivän integroidussa liiketoiminnassa muodostuu. Lisäarvoa muodostavista toiminnoista kootaan erityisiä pakettipalveluja ja aloitetaan eri toimintojen hinnoittelu. Tällä hetkellä ilmaiset yhteistyösuhteen nimissä annettavat parannusehdotukset tulevat maksullisiksi. Tämä tulee muuttamaan merkittävästi liiketoiminnan henkeä.
Yksittäiset toimittajat tai toimittajaryhmät tulevat todennäköisesti myös jättäytymään pois sellaisista liiketoimista, jossa ei oteta huomioon vaikeasti määriteltäviä eroja. Markkinajohtajat saattavat kieltäytyä sähköisistä huutokaupoista, joissa kaikki heidän toimintaansa sisältyvät ominaisuudet hinnoitellaan erikseen. Tiettyjen teollisuudenalojen toimittajaryhmät saattavat yhdistää voimansa ja päättää olla lähtemättä mukaan tällaisiin hankintakäytäntöihin. Esimerkkejä tällaisesta tavasta reagoida tilanteeseen on jo tullut esiin.
Tuleeko näistä parhaiden kauppojen saavuttamiseen tähtäävistä vastatoimista pysyviä? Tekniikka on antanut ostajalle uuden työkalun, jolla näyttää olevan suurta merkitystä kauppasuhteissa. Langat ovat hyvin pitkälti osto- ja hankintatoimen johtajien käsissä. Nähtäväksi jää, syrjäyttääkö siirtyminen kohti tapahtumakeskeistä hankintamallia perustellusti suhdekeskeisen liiketoiminnan ja vähentääkö se tällöin myös hankintamarkkinoiden monipuolisuutta ja luovuutta.
Artikkeli pohjautuu Efficient Purchasing- lehdessä 1/2005 olleeseen Björn Axelssonin kirjoitukseen. Björn Axelsson toimii hankinnan, markkinoinnin ja strategian professorina Tukholman kauppakorkeakoulussa
